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Un sistema CRM permite gestionar las relaciones con los clientes y ayuda al equipo de ventas a mejorar sus procesos de conversión de leads a clientes, además de mantener la relación después de la venta. Para que el proceso de gestión de ventas sea más eficiente y tenga mejores resultados, las herramientas CRM deben tener una serie de características principales:

Automatización de procesos para la fuerza comercial

Entre todas las características del CRM, la automatización es la que más ayuda al equipo comercial a obtener más ventas con menos esfuerzo. Automatizar las operaciones rutinarias permite a los profesionales ser más eficientes y centrarse en otras actividades más estratégicas. Mejora los procesos, ahorra tiempo, esfuerzo y dinero, y permite centrarse en mejorar la experiencia de clientes.

La automatización permite enriquecer los registros del CRM, con información sobre los leads, contactos, cuentas y las interacciones que éstos tienen con la empresa. Tener una base centralizada de información de clientes, permite al equipo comercial conocer el historial de contacto del cliente y poder cubrir mejor sus necesidades.

Analítica de datos de tus clientes

Además de la automatización que ayuda al equipo de ventas a conocer el contexto del cliente también es necesario tener una buena analítica en el CRM.
El comportamiento de los clientes ha cambiado significativamente debido a las redes sociales, los foros de opinión y el fácil acceso a la información del producto y la empresa. La única manera en que los vendedores pueden responder a estas nuevas exigencias es tener un sistema que pueda reunir información sobre el cliente que nos sirva de apoyo para realizar la venta.

Para que un CRM ayude a los profesionales de ventas a vender de forma eficaz, tiene que recoger los datos de los clientes y realizar conexiones que eviten la gestión de tareas manuales.

Gestión de procesos y actividades

Un buen CRM orientado a ventas guía a los comerciales en el proceso de la empresa, facilitando información de la calificación de clientes para saber a cuáles tienen que dedicar mayores esfuerzos, así como, facilitar los siguientes pasos a dar en el proceso.

Sincronización y movilidad

La sincronización requiere una mayor precisión técnica por parte del CRM, tenemos que ser conscientes de algunos puntos: la mayoría del personal de ventas todavía necesita el acceso sin conexión ya que no se encuentra conectado el 100% del tiempo. En situaciones donde nos encontremos zonas en las que hay una mala conexión o lugares dónde se limita el acceso a Internet es necesario tener acceso al CRM.

Los comerciales que puedan acceder al CRM sin conexión y tengan acceso a su cuenta, sus contactos o la información de las oportunidades y planifiquen su encuentro en el sistema, estarán mejor preparados y mejor informados.

En algunos casos, la sincronización sin conexión no será necesaria. Pero habrá que estar seguros de que este sea el caso de nuestro equipo de ventas antes de ignorar la sincronización sin conexión. El mayor peligro para la calidad de los datos es la incapacidad de actualizar la información.

Visualización rápida del pipeline

Ayudar a los comerciales a actualizar los detalles de una posible venta es una de las funciones más importantes del CRM. Se deben reunir los datos en una visualización para evitar que los comerciales tengan que buscar en diferentes secciones del CRM para encontrar la información que buscan.
Además, la gestión del pipeline debería ser igualmente accesible; un buen CRM recordará al equipo de  ventas en qué parte del proceso están, así como su progreso en la consecución de las cuotas. Lo mejor sería que la gestión del pipeline fuese visual.
Los representantes deberían ser capaces de ver de un solo vistazo dónde está cada oportunidad en el pipeline, cuál es el valor del pipeline y qué acciones deben tomarse para hacer avanzar a las oportunidades.

Para la mayoría de las empresas, ventas se encuentra en el centro de la empresa y en el centro también del CRM. Por lo que habrá que incluir las características en el CRM que realmente ayudan a los comerciales a vender más.