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Un sistema de gestión de la relación con los clientes o CRM normalmente incluye características de automatización. Dichas características son generalmente poco aprovechadas, ya que se estima que un 43% de las compañías reportan utilizando la mitad de las opciones incluidas en su sistema. Pero cuando se utilizan de manera apropiada, las herramientas de automatización CRM mejoran la productividad del equipo comercial, ayudan a recuperar ventas que en caso contrario estarían perdidas, ayudan a educar a los clientes complementando los esfuerzos del equipo de ventas y pueden incluso atraer a potenciales clientes hacia tu empresa.

Programar tareas de seguimiento
Cuando un 50% de las ventas van al vendedor que responde primero, programar un seguimiento apropiado es esencial para la gestión de clientes potenciales. Se pueden perder clientes potenciales si el departamento de marketing manda al departamento de ventas información sobre clientes potenciales (leads) manualmente a través del email, y el departamento de ventas tal vez no se quede con toda la información necesaria sobre el cliente potencial. Un sistema CRM no solo permite a los comerciales echar un vistazo rápido a toda la información del cliente sino que, además, puede establecer recordatorios para seguir la comunicación. El CRM también puede enviar mensajes comerciales automáticos en un horario definido o basado en una acción del cliente.

Tener clientes más formados
Los mensajes automatizados no son solo para divulgación de mensajes comerciales. Se pueden utilizar también para programar follow-ups o para educar al consumidor sobre los beneficios y las ventajas del producto. Si un cliente gasta una gran cantidad de tiempo buscando varios productos en una categoría de productos, los mensajes pueden darle una visión general sobre los usos del producto, como encaja en la vida del cliente y las características que lo diferencian de los productos de la competencia. Un cliente bien informado hará preguntas concretas a los comerciales, en vez de varias preguntas que se podrían resolver con leer su descripción.

Segmentación de clientes
Los sistemas CRM manejan una gran cantidad de datos de clientes que tienen un valor importante a la hora de diferenciar los segmentos de clientes. Un enfoque uniforme (one-size-fits-all) ya no encaja con un panorama de ventas donde los clientes quieren información más relevante, personalizada y relacionada con ellos mismos. Tras utilizar la información de los clientes para segmentar los distintos targets, se les puede hablar de una manera más adecuada, ya sea adoptando un lenguaje más cercano, o bien buscando una relación one-on-one por teléfono con los clientes potenciales más importantes.

Mejorar la productividad del equipo comercial
La automatización reduce la cantidad de información que entra en el sistema, el análisis y la programación que el equipo necesita llevar a cabo, permitiéndoles que se centren en lo que ellos hacen mejor. Ciertas tareas son imposibles de realizar por los humanos a la misma velocidad que un sistema de CRM, tales como analizar una inmensa cantidad de conjuntos de datos y hacerse una idea de las percepciones de clientes en tiempo real a partir de los datos recogidos. Deja que el equipo de ventas se centren en las cosas que requieran del toque humano y deja a las soluciones CRM hagan el resto.

Lead Scoring
El Lead Scoring es un sistema que calcula la calidad de los leads basándose en varias fuentes de información. Esta herramienta ayuda al equipo de ventas a priorizar los leads de mayor valor para que el tiempo y esfuerzo que gastan coincida con el valor real de los leads para la empresa. Cuando se utilizan Lead Scoring automatizados en CRM, el equipo de ventas puede aprovecharse de estos datos y también de otra información del cliente en el CRM para determinar la manera más rentable y eficiente posible de cerrar una venta, ya sea que el cliente necesite más educación para la toma de decisión de compra, y qué miembro del equipo comercial se debe ocupar de la atención del lead.

Utilizar todas las herramientas de CRM, es una buena oportunidad para que el departamento de ventas consiga más clientes. Las herramientas de automatización racionalizan el proceso de ventas, dejando a la fuerza comercial centrarse más en el desarrollo de relaciones con los clientes y cerrar las ventas en vez de realizar un seguimiento manual de contactos, recoger datos y clasificar clientes.